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Vous avez décidé de proposer des vélos à vos salariés. Reste à choisir le bon prestataire, et c’est là que les choses se compliquent : sur le papier, toutes les offres se ressemblent. Même loyer mensuel ou presque, même promesse « tout compris », mêmes avantages fiscaux.
Les vraies différences apparaissent plus tard : quand un vélo doit être réparé, quand un salarié démissionne, quand vous ouvrez un deuxième site. Ce guide vous donne les 10 critères à comparer, la question à poser pour chacun, et la réponse qu’il faut entendre avant de signer.
Les 10 critères en un coup d’œil
💡 Bon à savoir
- Comparez le coût réel, pas le loyer affiché : vérifiez ce qui est inclus (assurance, entretien, équipements) et ce que coûte un départ de salarié.
- Demandez où se fait l’entretien : quand il repose sur le salarié, il est souvent négligé, et le vélo finit au garage.
- Exigez des réponses écrites sur les conditions de sortie avant de signer.
1. La couverture géographique
C’est le premier filtre, et il élimine une bonne partie du marché. Certaines offres ne couvrent qu’une ville ou une région. Si vos salariés sont répartis entre un siège, des agences ou des usines, il vous faut un prestataire capable de livrer et d’entretenir partout, sans multiplier les contrats.
La question à poser : « Pouvez-vous équiper tous nos sites, y compris hors des grandes villes ? »
La bonne réponse : une couverture nationale, la gestion de plusieurs sites dans un même contrat et un interlocuteur unique.
Chez Tandem : les vélos sont livrés et entretenus partout en France, en outre mer et même en Guyane et sur autant de sites que nécessaire.
2. Où se fait l’entretien
C’est le critère le plus sous-estimé, et pourtant celui qui fait la différence au quotidien. Deux modèles existent :
- L’entretien en magasin : c’est au salarié de prendre rendez-vous chez un vélociste, d’y déposer son vélo, puis de revenir le chercher. Dans les faits, on le constate souvent : beaucoup ne le font pas, faute de temps. Le vélo n’est plus entretenu, les petits problèmes s’accumulent (freins usés, pneus abîmés, chaîne fatiguée), et le salarié finit parfois par ne plus s’en servir. Au passage, le vélo perd de sa valeur, ce qui pèse au moment du rachat ou de la restitution.
- L’entretien sur le lieu de travail : un réparateur vient directement sur le site de l’entreprise. Le salarié n’a rien à organiser, et le vélo reste en bon état.
La question à poser : « Où les vélos sont-ils révisés, et à quelle fréquence ? Que se passe-t-il en cas de panne entre deux révisions ? »
La bonne réponse : un entretien sur le lieu de travail, des révisions régulières incluses dans le loyer, et une solution rapide en cas de panne.
Chez Tandem : l’entretien se fait au pied des bureaux, grâce à un réseau de vélocistes partenaires partout en France.
3. Le temps de gestion pour l’entreprise
Un projet vélo ne doit pas devenir un second métier pour vos RH. Commandes, livraisons, arrivées et départs de salariés, sinistres : tout cela prend du temps si le prestataire ne s’en charge pas.
La question à poser : « Qui gère concrètement les commandes, les livraisons, les sinistres et les départs de salariés ? De quel outil dispose-t-on pour suivre la flotte ? »
La bonne réponse : le prestataire gère tout, et vous suivez l’ensemble depuis une plateforme dédiée.
Chez Tandem : une plateforme de gestion centralise le suivi des vélos et calcule le CO2 évité pour votre reporting RSE. Nos équipes s'occupe de tout sur la partie entretien, assurance, déploiement, communication aux salariés etc.
4. La transparence des tarifs
Un loyer mensuel ne veut rien dire sans le détail de ce qu’il comprend. Avant de comparer deux offres, vérifiez trois choses :
- Les tarifs sont-ils publics, ou uniquement sur devis ?
- Qu’est-ce qui est inclus : le vélo, l’assurance, l’entretien, les équipements (casque, antivol, porte-bagage) ?
- Qu’est-ce qui est facturé en plus : la livraison, les réparations hors usure, les frais de sortie ?
La question à poser : « Quel est le coût total, par vélo et par mois, une fois les avantages fiscaux déduits, et qu’est-ce qui n’est pas inclus ? »
La bonne réponse : un prix clair, tout compris, avec une estimation du coût net après déductions fiscales.
Chez Tandem : les tarifs sont publics et un simulateur permet d’estimer votre budget. Le coût pour l’entreprise dépend du modèle choisi : à partir de 25 € HT par mois et par vélo après déductions fiscales quand elle prend en charge une partie du loyer, et jusqu’à 0 € en conversion de salaire. Assurance, entretien et équipements sont toujours inclus. Pour le détail des calculs, lisez combien coûte un vélo de fonction à l’entreprise.
5. Les modèles de financement
Il existe trois façons de financer un vélo de fonction, et un bon prestataire doit vous laisser le choix :
- La redevance : l’entreprise prend en charge une partie du loyer (70 % ou 80 % par exemple), et le salarié paie le reste.
- La prise en charge à 100 % : le vélo ne coûte rien au salarié.
- La conversion de salaire : le salarié finance son vélo sur une partie de son salaire brut, ce qui peut rendre l’opération neutre pour l’entreprise.
La question à poser : « Quels modèles de financement proposez-vous, et comment sécurisez-vous la conversion de salaire juridiquement ? »
La bonne réponse : plusieurs modèles au choix, avec un accompagnement pour mettre en place la conversion de salaire dans les règles (demande écrite du salarié, respect du SMIC et des minima, information sur les effets).
Chez Tandem : les trois modèles sont proposés, et nos experts accompagnent vos équipes RH et votre service comptable à chaque étape : simulation du coût selon le modèle choisi, mise en place du cadre (accord, documents à faire signer aux salariés, traitement en paie), puis déploiement auprès des salariés. Pour aller plus loin, lisez notre article qui paie quoi entre l’employeur et le salarié et notre guide de la conversion de salaire.
6. L’engagement : durée et nombre de vélos
La durée standard du marché est de 36 mois, ce qui permet de bénéficier de la réduction d’impôt. Mais toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins, et certaines offres imposent des conditions d’accès : un nombre minimum de vélos élevé, une ancienneté minimale de l’entreprise…
La question à poser : « Quelle est la durée du contrat, peut-elle être adaptée, et combien de vélos faut-il au minimum ? Peut-on en ajouter en cours de contrat ? »
La bonne réponse : une durée modulable si besoin, un minimum accessible aux PME, et la possibilité d’ajouter des vélos au fil des demandes.
Chez Tandem : le contrat dure 36 mois, raccourcissable à 12 ou 24 mois si besoin, dès 3 vélos, avec des ajouts possibles en cours de contrat.
7. Les conditions de sortie
C’est le coût caché le plus fréquent : il n’apparaît qu’au moment où un salarié démissionne. Que devient son vélo, et qui paie les mensualités restantes ?
La question à poser : « Que se passe-t-il, concrètement et financièrement, si un salarié quitte l’entreprise avant la fin du contrat ? Et à la fin du contrat ? »
La bonne réponse : plusieurs solutions écrites dans le contrat (réattribution, rachat, option sans frais), et des options claires en fin de contrat.
Chez Tandem : le vélo est le plus souvent réattribué à un collègue, qui reprend les mensualités restantes. Le salarié peut aussi le racheter, et l’entreprise peut souscrire une option « zéro frais en cas de départ ». En fin de contrat, le salarié peut racheter son vélo à tarif préférentiel, prolonger d’un an ou le restituer.
8. L’assurance
Un vélo électrique représente plusieurs milliers d’euros : l’assurance n’est pas un détail.
La question à poser : « Que couvre l’assurance (vol, casse, assistance) ? Y a-t-il une franchise ? Qui gère les démarches en cas de sinistre ? »
La bonne réponse : une couverture vol et casse, une assistance 24h/24, et un prestataire qui gère lui-même les démarches avec l’assureur.
Chez Tandem : l’assurance vol et casse et l’assistance 24h/24 et 7j/7 sont incluses dans le loyer, et Tandem est l’unique interlocuteur du salarié. Nos conseils pour protéger son vélo contre le vol complètent le dispositif.
9. Le choix des vélos
Un vélo inadapté est un vélo qui reste au garage. Vos salariés n’ont pas tous les mêmes trajets : certains combinent le vélo et le train, d’autres transportent des enfants, d’autres roulent sur des routes vallonnées.
La question à poser : « Quels types de vélos proposez-vous (électriques, pliants, cargo) ? De quelles marques ? Le salarié peut-il choisir son modèle ? »
La bonne réponse : une gamme variée, des marques reconnues pour leur fiabilité, et un vrai choix laissé au salarié. Méfiez-vous des loyers très bas : ils cachent souvent des vélos d’entrée de gamme, qui s’usent vite et découragent les salariés.
Chez Tandem : c’est notre ADN. Nous ne proposons que des vélos fiables et robustes, conçus pour un usage quotidien, parce qu’un vélo qui tombe en panne est un vélo qui finit au garage, et une voiture qui reprend du service. Notre catalogue réunit des vélos électriques, pliants et cargo de marques françaises comme Moustache, O2feel, Sunn ou Gitane. Cet engagement va au-delà des vélos : Tandem est une société à mission, certifiée B Corp. Découvrez nos vélos.
10. L’accompagnement
Proposer des vélos ne suffit pas : encore faut-il que les salariés s’en emparent. Et côté entreprise, la fiscalité doit être sécurisée.
La question à poser : « Comment nous aidez-vous à présenter l’offre aux salariés ? Comment sécurisez-vous le cadre fiscal et social ? Quels indicateurs nous fournissez-vous ? »
La bonne réponse : des supports de communication pour le lancement, un accompagnement sur la fiscalité (avantage en nature, réduction d’impôt, TVA), et un reporting régulier.
Chez Tandem : un kit de communication accompagne le lancement, et le bilan CO2 est suivi sur la plateforme. Pour la fiscalité, lisez pourquoi le vélo de fonction n’est pas un avantage en nature.
Ce qui distingue le modèle Tandem
Sur le marché, la plupart des offres de vélo de fonction reposent sur un réseau de magasins : le salarié choisit son vélo en boutique, puis s’y rend pour l’entretien. Tandem a fait un autre choix : tout se passe au pied des bureaux.
Résultat : des vélos toujours entretenus, des salariés qui roulent vraiment, et aucune charge supplémentaire pour vos équipes RH.
Le bonus : vérifiez les preuves
Avant de signer, demandez des preuves concrètes :
- Des références d’entreprises comparables à la vôtre, par taille et par secteur ;
- Des avis clients vérifiables, par exemple sur Google ;
- Des labels ou engagements reconnus, comme la certification B Corp.
Chez Tandem : plus de 250 entreprises clientes, des grands groupes comme Danone, Crédit Agricole, M6 ou Kronenbourg comme des PME, plus de 4 000 vélos en circulation, une note de 4,9/5 sur près de 240 avis Google, et une société à mission certifiée B Corp.
En résumé : la checklist avant de signer
- Le prestataire couvre-t-il tous vos sites ?
- L’entretien se fait-il sur le lieu de travail ?
- Le tarif est-il clair et tout compris ?
- Propose-t-il plusieurs modèles de financement, dont la conversion de salaire ?
- La durée et le minimum de vélos sont-ils adaptés à votre taille ?
- Les conditions de sortie sont-elles écrites et sans mauvaise surprise ?
- L’assurance couvre-t-elle le vol et la casse, avec une assistance 24h/24 ?
- Les vélos sont-ils fiables et adaptés à tous les profils ?
- L’accompagnement couvre-t-il la communication, la fiscalité et le reporting ?
- Les preuves (références, avis, labels) sont-elles au rendez-vous ?
Vous voulez comparer avec notre offre ? Découvrez la location vélo entreprise selon Tandem, ou estimez votre budget avec notre simulateur.
on a la réponse à toutes vos questions ?
Comparez au moins 10 critères : la couverture géographique, le lieu de l’entretien, le temps de gestion laissé à l’entreprise, la transparence des tarifs, les modèles de financement, la durée d’engagement, les conditions de sortie, l’assurance, le choix des vélos et l’accompagnement. Exigez des réponses écrites, en particulier sur ce qui se passe quand un salarié quitte l’entreprise.
Tout dépend de vos priorités. Si vous voulez que vos salariés n’aient rien à gérer, choisissez un prestataire qui livre et entretient les vélos directement sur le lieu de travail, comme Tandem. Vérifiez aussi la couverture géographique, la transparence des tarifs, le minimum de vélos et les conditions de sortie. Tandem équipe plus de 250 entreprises partout en France, dès 3 vélos, avec des tarifs publics et un entretien au pied des bureaux.
L’entretien sur le lieu de travail est le plus fiable : un réparateur vient directement sur le site de l’entreprise, et le salarié n’a rien à organiser. Avec un entretien en magasin, c’est au salarié de prendre rendez-vous et de déposer son vélo. Beaucoup ne le font pas, faute de temps : le vélo s’abîme, perd de sa valeur, et finit parfois par ne plus être utilisé.
Si un salarié part de l’entreprise pendant son contrat de location avec Tandem, il a 3 possibilités :
- Le salarié peut racheter son vélo à un tarif préférentiel et en fonction des mensualités restantes
- Le salarié peut léguer son contrat de location à un autre salarié de l’entreprise.
- Le salarié peut résilier son contrat de location. Dans ce cas des frais de résiliation s’appliquent. L'entreprise peut souscrire à une option de résiliation sans frais avec Tandem.
Le contrat dure 36 mois. Si l’entreprise en a besoin, il peut être raccourci à 12 ou 24 mois.
Vous pouvez démarrer dès 3 vélos, puis en ajouter au fil des demandes de vos salariés.
